こんにちは、ハルフミです。
電話予約ってなにかと緊張しますよね。
私も予約は親にしてもらっていたので、一人暮らしを始めてから病院や歯医者に電話するときはグダグダでした(笑)。
今回はこういった人向けに解説していきます。
・電話予約が苦手
・電話予約をうまくできるか不安
・電話予約のテンプレートが欲しい
この記事では、堅すぎず、丁寧な電話予約のやり方を紹介していきます。
最後には、電話予約緊張せず、焦らずにできるようになります。
事前にメモを準備する
自分のしゃべりたいことがわかりやすく電話の相手に伝えるためには、メモを用意しておくことが重要です。
これがない状態だとちゃんと伝えられているか緊張も大きくなると思いますし、なにより電話の相手にとって、迷惑が掛かってしまいます。
そこでメモの項目をまとめておこうと思います。
・予約したい日時（第二候補まで）
・名前（フルネーム）
・用件（どうしたいのか）
・連絡先
・聞いておきたいこと
このメモを書いてから電話をかけると安心です。
電話の流れ
１．挨拶
正直これはなくてもいいとは思います。
ですが挨拶には、
・「これから話しますよ」と合図する
・相手が仕事モードに切り替えやすくなる
・丁寧な印象を与える
といったメリットがあります。
２．用件を伝える
自分の用件を端的に詳しく
３．希望日時を伝える
希望日時がない場合は、「空いてる時間を教えてください。」でいいです。
４．名乗る
挨拶の後に言う場合もあるが、名前を聞かれた際に言ったほうが二度言わなくて済みます。
５．電話番号を伝える
相手がメモを取りやすいようにハイフンごとに区切っていうといいです。
６．相手の返事を聞いて確認する
繰り返して確認することで、
・聞き間違えを防ぐ
・相手に安心感を伝える
・自分も安心できる
というメリットがあります。
７．お礼と終了
丁寧に電話を切りましょう。
では、実際に電話の流れを紹介します。
電話かける人（電話をかける、、、）
店員はい、○○（店名）です。
失礼します。
予約をお願いしたいのですが
用件は何でしょうか。
○○（用件）をしたいと思っています。
はい、ありがとうございます。
ご希望の日時はございますでしょうか。
〇月〇日の〇時を希望しています。
かしこまりました。
では〇月〇日〇時、○○（用件）のご予約でお取りします。
お名前をいただけますか。
○○（フルネーム）と申します。
ありがとうございます。
念のため電話番号を頂戴できますか。
はい、〇〇○○（電話番号）です。
承知しました。
では〇月〇日〇時にお待ちしております。
はい、〇月〇日〇時ですね。
よろしくお願いします。
失礼します。
何か相手から申し出がある場合は、つどメモを取っていきましょう。
不安を減らすコツ
実際に電話の流れを知ったこの時点で、多くの人は「もう大丈夫だ。」と思っていると思います。
ですが、私のような小心者は、これでも緊張しまくりでしょう。
最後に、少しでも、不安を減らすコツを紹介します。
・一度ちゃんと声が出るか確認する
電話なれていない人はアタフタすると思います。
実際に電話の流れを声に出して確認しておくことで、緊張を和らげます。
・メモを見ながら話す
言葉に詰まっても思い出せます。
・相手が忙しそうでも焦らずゆっくり話す
こちらまで焦ってしまうとうまく伝えることができなくなります。
相手は慣れているので大丈夫です。
まとめ
電話予約に慣れないときは緊張すると思います。
ですが、相手の方は慣れているのでそんなに緊張せず、落ち着いて話してみてください。
わからないときは聞き返しても大丈夫です。
電話対応を得意になり、やりたいことをやっていきましょう。